Dịch vụ kế toán công ty tư vấn thiết kế xây dựng tại Thái Nguyên

Dịch vụ kế toán công ty tư vấn thiết kế xây dựng tại Thái Nguyên hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức hệ thống kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động theo hợp đồng, dự án và từng giai đoạn bàn giao sản phẩm tư vấn. Khác với doanh nghiệp thương mại thông thường, công ty tư vấn thiết kế thường phát sinh doanh thu theo tiến độ thực hiện, nghiệm thu từng hạng mục hoặc hoàn thành toàn bộ hồ sơ thiết kế, vì vậy việc ghi nhận doanh thu và chi phí cần bám sát nội dung hợp đồng và chứng từ thực tế.

Kế toán công ty tư vấn thiết kế xây dựng tại Thái Nguyên khác gì kế toán doanh nghiệp xây dựng thông thường?

Doanh nghiệp tư vấn thiết kế xây dựng tại Thái Nguyên hoạt động trong cùng hệ sinh thái xây dựng nhưng cấu trúc doanh thu, chi phí và cách tổ chức dữ liệu kế toán khác đáng kể so với doanh nghiệp trực tiếp thi công. Nếu công ty xây dựng thường tập trung kiểm soát vật tư, máy thi công, nhân công tại công trường và khối lượng xây lắp thì doanh nghiệp tư vấn thiết kế lại phải quản lý chặt hợp đồng, giờ công kỹ sư, chi phí chuyên gia, phần mềm chuyên ngành và từng sản phẩm tư vấn được bàn giao.

Vì vậy, hệ thống kế toán không nên chỉ dừng ở việc tập hợp hóa đơn đầu vào, xuất hóa đơn đầu ra và kê khai thuế. Doanh nghiệp cần nhìn được từng hợp đồng đang ở giai đoạn nào, đã phát sinh bao nhiêu chi phí, đã nghiệm thu bao nhiêu giá trị, đã xuất hóa đơn bao nhiêu, còn phải thu chủ đầu tư bao nhiêu và lợi nhuận thực tế của từng hợp đồng là bao nhiêu.

Đặc thù doanh thu của doanh nghiệp khảo sát, tư vấn và thiết kế xây dựng

Doanh thu của công ty tư vấn thiết kế thường hình thành từ sản phẩm trí tuệ và dịch vụ chuyên môn như khảo sát địa hình, khảo sát địa chất, lập phương án kiến trúc, thiết kế kết cấu, thiết kế hệ thống điện nước, lập bản vẽ thi công, dự toán hoặc tư vấn kỹ thuật. Một hợp đồng có thể hoàn thành trong vài tuần nhưng cũng có thể kéo dài nhiều tháng, thậm chí phải điều chỉnh nhiều lần theo yêu cầu của chủ đầu tư.

Điểm cần chú ý là thời điểm khách hàng chuyển tiền không phải lúc nào cũng trùng với thời điểm doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng. Có trường hợp chủ đầu tư tạm ứng ngay sau khi ký hợp đồng, thanh toán tiếp khi bàn giao phương án và thanh toán phần còn lại sau nghiệm thu. Kế toán vì thế phải theo dõi song song dòng tiền, tiến độ chuyên môn, hồ sơ nghiệm thu và nghĩa vụ lập hóa đơn để tránh ghi nhận doanh thu chỉ dựa vào thời điểm nhận tiền.

Vì sao mỗi hợp đồng thiết kế nên được xem như một đối tượng theo dõi riêng?

Mỗi hợp đồng có giá trị, phạm vi công việc, thời gian thực hiện, đội ngũ kỹ thuật và cơ cấu chi phí khác nhau. Nếu doanh nghiệp tập hợp tất cả chi phí vào một nhóm chung thì cuối kỳ chỉ biết tổng doanh thu và tổng chi phí của công ty nhưng không biết hợp đồng nào đang sinh lời, hợp đồng nào vượt ngân sách hoặc hợp đồng nào đang tiêu tốn quá nhiều giờ công.

Do đó, ngay khi ký hợp đồng nên tạo một mã riêng, chẳng hạn TK-2026-015 cho hợp đồng thiết kế kiến trúc hoặc KS-2026-008 cho hợp đồng khảo sát. Từ mã này, kế toán có thể liên kết doanh thu, công nợ, bảng chấm công dự án, chi phí khảo sát, tiền chuyên gia, phần mềm và các khoản chi khác. Đây là nền tảng để xây dựng báo cáo lãi lỗ theo từng hợp đồng.

Chi phí của công ty tư vấn thiết kế tập trung vào nhân sự, chuyên gia và công cụ chuyên môn như thế nào?

Khác với doanh nghiệp thi công thường có tỷ trọng vật tư và máy móc lớn, công ty thiết kế có thể dành phần đáng kể chi phí cho kiến trúc sư, kỹ sư kết cấu, kỹ sư MEP, nhân viên dự toán, khảo sát viên và đội ngũ triển khai bản vẽ. Ngoài tiền lương còn có bảo hiểm, phụ cấp, công tác phí và các khoản liên quan trực tiếp đến thời gian nhân sự tham gia dự án.

Bên cạnh đó là chi phí phần mềm thiết kế, BIM, dự toán, lưu trữ dữ liệu, máy trạm, thiết bị khảo sát, thuê chuyên gia hoặc thuê đơn vị tư vấn phụ. Muốn tính đúng giá thành dịch vụ, doanh nghiệp phải xây dựng cách phân bổ các khoản này cho từng hợp đồng thay vì đưa toàn bộ vào chi phí quản lý chung.

Bản đồ kế toán từ ký hợp đồng – thực hiện thiết kế – nghiệm thu – xuất hóa đơn – thu tiền

Một hợp đồng tư vấn thiết kế nên được theo dõi theo chuỗi dữ liệu liên tục: ký hợp đồng → nhận tạm ứng → phân công nhân sự → phát sinh chi phí → bàn giao từng giai đoạn → nghiệm thu → xác định giá trị thanh toán → lập hóa đơn → theo dõi công nợ → thu tiền → kết thúc hợp đồng.

Nếu từng khâu được liên kết bằng cùng một mã hợp đồng, kế toán có thể truy ngược từ hóa đơn đến biên bản nghiệm thu, từ chi phí nhân sự đến bảng phân công dự án hoặc từ khoản tiền khách chuyển đến đúng đợt thanh toán. Đây cũng là cách giúp doanh nghiệp giảm đáng kể tình trạng thiếu hồ sơ khi quyết toán thuế hoặc khi chủ đầu tư yêu cầu đối chiếu công nợ.

Những loại hợp đồng nào cần được theo dõi riêng trong công ty tư vấn thiết kế xây dựng?

Không phải mọi hợp đồng tư vấn đều có cấu trúc giống nhau. Doanh nghiệp cần phân loại hợp đồng ngay từ đầu để xác định cách tập hợp chi phí, theo dõi tiến độ và kiểm soát hồ sơ phù hợp.

Hợp đồng khảo sát hiện trạng, địa hình, địa chất phục vụ thiết kế

Hợp đồng khảo sát thường phát sinh nhiều khoản chi tại hiện trường như đi lại, lưu trú, thuê phương tiện, thuê máy khảo sát, nhân công hỗ trợ, đo đạc và thí nghiệm. Một số công việc còn được giao cho đơn vị chuyên môn bên ngoài thực hiện.

Vì vậy, ngoài mã hợp đồng, kế toán nên theo dõi địa điểm khảo sát, thời gian thực hiện, nhóm nhân sự tham gia, thiết bị sử dụng và từng nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật. Chi phí phải được tập hợp sát với từng dự án để xác định đúng hiệu quả của hợp đồng khảo sát.

Hợp đồng thiết kế kiến trúc, kết cấu, điện nước và hệ thống kỹ thuật

Một dự án có thể bao gồm nhiều bộ môn như kiến trúc, kết cấu, điện, cấp thoát nước, thông gió, phòng cháy chữa cháy hoặc hạ tầng kỹ thuật. Nếu giá trị từng bộ môn lớn hoặc doanh nghiệp cần đánh giá năng suất từng nhóm chuyên môn thì nên mở thêm mã hạng mục bên dưới mã hợp đồng chính.

Ví dụ hợp đồng TK-026 có thể chia thành TK-026-KT cho kiến trúc, TK-026-KC cho kết cấu và TK-026-MEP cho hệ thống cơ điện. Cách quản lý này giúp doanh nghiệp nhìn thấy bộ môn nào đang sử dụng nhiều giờ công hoặc phát sinh chi phí thuê ngoài vượt dự kiến.

Hợp đồng lập hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ thi công và dự toán

Loại hợp đồng này thường phụ thuộc nhiều vào thời gian của kỹ sư, nhân viên triển khai bản vẽ và bộ phận dự toán. Chi phí trực tiếp có thể không lớn về vật tư nhưng số giờ lao động chuyên môn lại chiếm tỷ trọng cao.

Kế toán nên kết hợp dữ liệu bảng chấm công dự án với bảng phân công chuyên môn để xác định chi phí thực tế. Nếu doanh nghiệp chỉ lấy tiền lương toàn công ty chia đều theo doanh thu thì có thể làm sai lệch đáng kể giá thành của những hợp đồng yêu cầu nhiều lần chỉnh sửa.

Hợp đồng tư vấn tổng hợp gồm nhiều giai đoạn và nhiều hạng mục chuyên môn

Hợp đồng tổng hợp có thể bao gồm khảo sát, thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, lập dự toán và hỗ trợ trong quá trình thi công. Đây là nhóm hợp đồng nên được chia thành các giai đoạn quản lý rõ ràng.

Mỗi giai đoạn cần có giá trị dự kiến, mốc bàn giao, điều kiện nghiệm thu, nhân sự thực hiện và kế hoạch thanh toán tương ứng. Nếu không tách ngay từ đầu, đến thời điểm nghiệm thu một phần công việc kế toán rất khó xác định chính xác giá trị, chi phí và công nợ của từng giai đoạn.

Thiết lập mã hợp đồng và mã dự án ngay từ đầu để không thất thoát dữ liệu kế toán

Hệ thống mã là “xương sống” của kế toán quản trị trong công ty tư vấn thiết kế. Mục tiêu không phải tạo mã thật phức tạp mà phải bảo đảm mọi phòng ban đều có thể sử dụng thống nhất.

Mỗi hợp đồng khảo sát, thiết kế nên được đặt mã quản lý như thế nào?

Mã hợp đồng nên ngắn, có quy tắc và dễ truy xuất. Doanh nghiệp có thể kết hợp loại dịch vụ, năm và số thứ tự, chẳng hạn KS-26-015 đối với khảo sát hoặc TK-26-028 đối với thiết kế.

Mã này cần xuất hiện trên bảng theo dõi hợp đồng, bảng chấm công dự án, đề nghị thanh toán, bảng tổng hợp chi phí, thư mục hồ sơ điện tử và báo cáo công nợ. Khi mọi dữ liệu cùng sử dụng một mã, kế toán sẽ giảm đáng kể công việc đối chiếu thủ công.

Khi một chủ đầu tư có nhiều công trình thì nên tách dữ liệu kế toán ra sao?

Không nên chỉ theo dõi theo tên khách hàng. Một chủ đầu tư có thể đồng thời ký nhiều hợp đồng cho các công trình khác nhau hoặc một công trình có nhiều gói tư vấn.

Kế toán nên quản lý theo cấu trúc chủ đầu tư → công trình → hợp đồng → hạng mục. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa theo dõi được tổng công nợ của khách hàng vừa biết chính xác từng dự án còn phải thu bao nhiêu và đang phát sinh chi phí ở đâu.

Cách liên kết hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán

Mỗi hợp đồng nên có một bộ hồ sơ riêng gồm hợp đồng chính, phụ lục điều chỉnh, bảng giao việc, biên bản bàn giao, nghiệm thu, đề nghị thanh toán, hóa đơn và chứng từ ngân hàng. Hồ sơ điện tử cũng nên đặt tên theo cùng một mã hợp đồng.

Khi phát sinh phụ lục tăng hoặc giảm phạm vi công việc, kế toán phải cập nhật ngay giá trị hợp đồng và kế hoạch doanh thu. Không nên chờ đến khi xuất hóa đơn mới điều chỉnh vì khi đó báo cáo quản trị đã có thể sai trong nhiều tháng.

Sai sót thường gặp khi doanh nghiệp chỉ theo dõi chi phí chung mà không theo từng hợp đồng

Sai sót phổ biến nhất là toàn bộ tiền lương, phần mềm, công tác phí và chi phí chuyên gia được ghi vào chi phí chung. Cuối tháng doanh nghiệp vẫn lập được báo cáo tài chính nhưng không xác định được hợp đồng nào tạo ra lợi nhuận.

Hệ quả là ban lãnh đạo có thể tiếp tục nhận những loại hợp đồng có doanh thu lớn nhưng biên lợi nhuận thấp, trong khi không nhận ra nguyên nhân đến từ thời gian thiết kế kéo dài, chỉnh sửa nhiều lần hoặc sử dụng quá nhiều chuyên gia bên ngoài.

Theo dõi hợp đồng khảo sát, thiết kế và lập hồ sơ kỹ thuật theo toàn bộ vòng đời dự án

Theo dõi hợp đồng phải bắt đầu ngay từ thời điểm ký, không phải đợi đến lúc phát sinh hóa đơn. Một bảng quản lý vòng đời hợp đồng tốt sẽ hỗ trợ đồng thời kế toán, kỹ thuật và quản lý dự án.

Giai đoạn ký hợp đồng cần ghi nhận những thông tin kế toán nào?

Kế toán cần lưu tối thiểu thông tin chủ đầu tư, công trình, nội dung tư vấn, giá trị hợp đồng, thuế, thời gian thực hiện, lịch bàn giao, lịch thanh toán và điều kiện nghiệm thu.

Ngoài ra nên xác định người phụ trách chuyên môn và dự kiến nguồn lực tham gia. Đây là dữ liệu cơ sở để sau này so sánh chi phí thực tế với kế hoạch ban đầu.

Theo dõi giá trị hợp đồng, giá trị phụ lục và các lần điều chỉnh phạm vi công việc

Trong thực tế thiết kế, thay đổi quy mô công trình hoặc yêu cầu của chủ đầu tư có thể làm phát sinh khối lượng bổ sung. Mọi điều chỉnh cần được ghi nhận thành từng dòng riêng thay vì sửa trực tiếp giá trị hợp đồng ban đầu.

Bảng theo dõi nên thể hiện giá trị hợp đồng gốc, giá trị tăng giảm theo phụ lục và tổng giá trị hiện hành. Qua đó kế toán có thể đối chiếu chính xác tổng giá trị nghiệm thu, hóa đơn đã lập và số còn phải thu.

Kiểm soát thời hạn thực hiện, mốc bàn giao và điều kiện thanh toán

Không ít công ty chỉ quản lý ngày ký và ngày kết thúc hợp đồng. Cách này chưa đủ với hợp đồng có nhiều giai đoạn.

Nên thiết lập từng mốc như hoàn thành khảo sát, bàn giao phương án, bàn giao hồ sơ kỹ thuật, nghiệm thu lần cuối. Mỗi mốc cần liên kết với điều kiện thanh toán để kế toán chủ động chuẩn bị hồ sơ và theo dõi công nợ.

Lập bảng theo dõi tiến độ thực hiện song song với tiến độ doanh thu và công nợ

Một bảng quản trị tốt nên cho phép nhìn cùng lúc tỷ lệ hoàn thành chuyên môn, giá trị nghiệm thu, giá trị hóa đơn, số tiền đã thu và số tiền còn phải thu.

Nếu công việc đã hoàn thành phần lớn nhưng chưa đủ hồ sơ nghiệm thu, bộ phận kế toán có thể cảnh báo cho quản lý dự án. Ngược lại, nếu hóa đơn đã lập nhưng công nợ quá hạn thì doanh nghiệp có cơ sở làm việc sớm với chủ đầu tư.

Quản lý tạm ứng từ chủ đầu tư mà không nhầm với doanh thu của hợp đồng

Tiền khách hàng chuyển vào tài khoản là dữ liệu về dòng tiền, nhưng không nên vì vậy mà mặc nhiên xem toàn bộ số tiền đó là doanh thu của hợp đồng.

Khoản tiền chủ đầu tư chuyển trước cần được theo dõi theo từng hợp đồng như thế nào?

Ngay khi nhận tiền, kế toán cần xác định khoản chuyển tiền thuộc hợp đồng nào, đợt thanh toán nào và nội dung chuyển khoản có phù hợp với hồ sơ hay không.

Nếu một chủ đầu tư có nhiều dự án, tuyệt đối không nên chỉ ghi chung vào công nợ khách hàng mà không có mã hợp đồng. Việc phân loại ngay từ đầu giúp tránh tình trạng cuối kỳ phải dò từng giao dịch ngân hàng để xác định tiền thuộc dự án nào.

Phân biệt tiền tạm ứng, tiền thanh toán theo giai đoạn và khoản thanh toán cuối cùng

Tiền tạm ứng thường được chuyển trước để doanh nghiệp triển khai công việc. Thanh toán theo giai đoạn gắn với một mốc bàn giao hoặc nghiệm thu. Khoản thanh toán cuối cùng thường phát sinh sau khi hoàn tất nghĩa vụ còn lại theo hợp đồng.

Kế toán nên tách các nhóm này trong bảng theo dõi để biết một khoản tiền đang là tạm ứng, đang bù trừ vào giá trị nghiệm thu hay là phần thanh toán công nợ cuối kỳ.

Đối chiếu số tiền nhận với hợp đồng, phụ lục và chứng từ ngân hàng

Mỗi khoản thu nên được đối chiếu ba chiều giữa điều khoản hợp đồng, đề nghị thanh toán và sao kê ngân hàng. Nếu số tiền nhận khác số đề nghị, cần làm rõ ngay nguyên nhân.

Đối với trường hợp chủ đầu tư chuyển gộp tiền cho nhiều hợp đồng, kế toán nên có bảng xác nhận phân bổ hoặc tài liệu đối chiếu để tránh nhầm lẫn khi theo dõi công nợ sau này.

Xử lý trường hợp nhận tiền trước nhưng sản phẩm tư vấn chưa đủ điều kiện bàn giao

Khi nhận tiền trước trong lúc hồ sơ thiết kế vẫn đang thực hiện, kế toán cần tiếp tục theo dõi khoản tiền theo bản chất của giao dịch và các điều khoản hợp đồng, đồng thời kiểm tra điều kiện liên quan đến việc lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu theo quy định áp dụng.

Điều quan trọng về mặt quản trị là không để báo cáo nội bộ thể hiện một hợp đồng đã sinh lời chỉ vì đã thu được tiền trong khi phần lớn chi phí chuyên môn vẫn chưa phát sinh.

Chi phí nhân sự chuyên môn là khoản chi phí trọng tâm của công ty tư vấn thiết kế xây dựng

Đối với nhiều công ty tư vấn thiết kế, thời gian làm việc của kiến trúc sư và kỹ sư chính là nguồn lực tạo nên sản phẩm. Vì vậy, quản lý chi phí nhân sự theo dự án có ý nghĩa tương đương quản lý vật tư trong doanh nghiệp thi công.

Theo dõi tiền lương kiến trúc sư, kỹ sư và nhân viên kỹ thuật theo từng hợp đồng

Doanh nghiệp nên yêu cầu nhân sự ghi nhận thời gian làm việc theo mã dự án hoặc mã hợp đồng. Cuối tháng, kế toán có thể dựa trên dữ liệu giờ công để phân bổ chi phí tiền lương.

Cách làm này cho phép xác định một hợp đồng đã sử dụng bao nhiêu giờ của kiến trúc sư, kỹ sư kết cấu, nhân viên BIM hoặc dự toán, qua đó phản ánh giá thành dịch vụ sát thực tế hơn.

Phân bổ chi phí nhân sự khi một kỹ sư cùng tham gia nhiều dự án

Một kỹ sư có thể cùng lúc tham gia ba hoặc bốn dự án. Nếu toàn bộ tiền lương được đưa vào một dự án hoặc chia đều cho các dự án thì số liệu dễ bị sai.

Giải pháp phù hợp là sử dụng bảng giờ công hoặc tỷ lệ thời gian thực tế. Ví dụ trong tháng kỹ sư làm 160 giờ, trong đó 70 giờ cho dự án A, 50 giờ cho dự án B và 40 giờ cho dự án C, chi phí nhân sự có thể được phân bổ tương ứng theo dữ liệu này.

Quản lý tiền công cộng tác viên và nhân sự làm việc theo từng hạng mục chuyên môn

Công ty thiết kế thường thuê cộng tác viên để triển khai bản vẽ, dựng phối cảnh, bóc tách khối lượng hoặc hỗ trợ những thời điểm khối lượng công việc tăng cao.

Kế toán nên gắn từng khoản tiền công với hợp đồng và sản phẩm cụ thể. Hồ sơ thanh toán cần cho thấy người thực hiện, công việc đã nhận, kết quả bàn giao và căn cứ xác định số tiền.

Xây dựng bảng phân bổ giờ công để xác định chi phí thực tế của mỗi hợp đồng thiết kế

Bảng giờ công dự án có thể gồm ngày làm việc, nhân sự, mã hợp đồng, hạng mục, số giờ và mô tả công việc. Dữ liệu này không chỉ phục vụ tính giá thành mà còn giúp đánh giá năng suất.

Nếu một hợp đồng ban đầu dự kiến 400 giờ nhưng thực tế đã sử dụng 650 giờ trong khi giá trị hợp đồng không thay đổi, doanh nghiệp có thể nhận diện ngay nguy cơ giảm lợi nhuận.

Tập hợp chi phí khảo sát thực địa theo đúng dự án và công trình

Khảo sát thực địa thường phát sinh nhiều khoản chi nhỏ nhưng số lượng chứng từ lớn. Nếu không quản lý ngay từ đầu, rất dễ bị thất lạc hoặc đưa nhầm sang dự án khác.

Chi phí đi lại, lưu trú và công tác phục vụ khảo sát được quản lý ra sao?

Mỗi đợt khảo sát nên có quyết định hoặc kế hoạch công tác, danh sách nhân sự, thời gian và địa điểm cụ thể. Các khoản vé xe, vé máy bay, lưu trú, phụ cấp và chi phí liên quan cần được tập hợp theo đúng chuyến công tác.

Trên bảng thanh toán công tác phí nên bổ sung mã dự án để kế toán xác định ngay chi phí thuộc hợp đồng nào thay vì phải truy tìm sau khi chứng từ đã chuyển về phòng kế toán.

Theo dõi chi phí thuê thiết bị, phương tiện và dịch vụ phục vụ khảo sát

Tùy loại công trình, doanh nghiệp có thể thuê thiết bị đo, máy khoan khảo sát, phương tiện di chuyển hoặc các dịch vụ hỗ trợ hiện trường.

Kế toán cần kiểm tra thời gian thuê, mục đích sử dụng và dự án thực tế. Nếu một thiết bị phục vụ nhiều công trình, cần xác định tiêu thức phân bổ phù hợp thay vì đưa toàn bộ vào hợp đồng phát sinh hóa đơn trước.

Tập hợp chi phí đo đạc, thí nghiệm và các dịch vụ kỹ thuật thuê ngoài

Các dịch vụ đo đạc, thí nghiệm, khoan khảo sát hoặc kiểm định chuyên ngành thường có giá trị đáng kể. Hợp đồng thuê ngoài nên ghi rõ dự án, phạm vi công việc và sản phẩm bàn giao.

Khi thanh toán, kế toán cần đối chiếu khối lượng thực hiện với hồ sơ nghiệm thu dịch vụ. Điều này vừa kiểm soát chi phí vừa tạo chuỗi chứng từ rõ ràng khi cần giải trình.

Kiểm tra chứng từ khảo sát trước khi đưa vào chi phí của từng hợp đồng

Trước khi tập hợp, cần kiểm tra tính liên quan giữa chứng từ và dự án. Một khoản lưu trú tại Thái Nguyên trong thời gian khảo sát sẽ thuyết phục hơn khi đi kèm kế hoạch công tác hoặc hồ sơ giao việc tương ứng.

Doanh nghiệp nên xây dựng checklist chứng từ cho từng đợt khảo sát để bộ phận kỹ thuật biết ngay những tài liệu cần chuyển cho kế toán sau khi kết thúc chuyến công tác.

Chi phí phần mềm thiết kế cần được phân bổ thế nào cho hợp lý?

Phần mềm chuyên ngành ngày càng chiếm tỷ trọng đáng kể trong doanh nghiệp tư vấn thiết kế. Nếu không có nguyên tắc quản lý rõ ràng, chi phí này thường bị đưa toàn bộ vào chi phí chung và làm giảm khả năng đánh giá lợi nhuận từng dự án.

Các nhóm phần mềm kiến trúc, kết cấu, BIM và dự toán thường phát sinh trong doanh nghiệp thiết kế

Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm phục vụ thiết kế kiến trúc, dựng mô hình BIM, tính toán kết cấu, thiết kế hệ thống kỹ thuật, lập dự toán, quản lý bản vẽ hoặc cộng tác trực tuyến.

Kế toán nên lập danh mục phần mềm kèm mục đích sử dụng, số tài khoản người dùng, bộ phận phụ trách, thời hạn bản quyền và tổng chi phí để chủ động theo dõi.

Phân biệt phần mềm mua một lần với phần mềm thuê bao định kỳ

Với phần mềm mua theo bản quyền dài hạn và phần mềm thuê bao theo tháng hoặc năm, cách theo dõi chi phí có thể khác nhau tùy bản chất giao dịch và chính sách kế toán doanh nghiệp áp dụng.

Quan trọng nhất là kế toán phải lưu được hợp đồng, hóa đơn, thời hạn sử dụng và tài khoản được cấp. Tránh tình trạng doanh nghiệp tiếp tục trả phí cho tài khoản không còn sử dụng.

Cách phân bổ chi phí phần mềm cho nhiều hợp đồng cùng sử dụng

Nếu phần mềm chỉ phục vụ một bộ phận nhưng bộ phận đó thực hiện nhiều dự án, doanh nghiệp có thể phân bổ theo giờ công, số nhân sự sử dụng hoặc một tiêu thức phản ánh tương đối đúng mức độ hưởng lợi.

Ví dụ chi phí phần mềm kết cấu có thể phân bổ cho các hợp đồng của nhóm kết cấu dựa trên giờ công thực tế của kỹ sư tham gia từng dự án.

Theo dõi tài khoản phần mềm, thời gian sử dụng và bộ phận sử dụng để phục vụ kiểm soát chi phí

Nên xây dựng bảng quản lý license với các trường như tên phần mềm, số lượng tài khoản, người sử dụng, ngày bắt đầu, ngày hết hạn và chi phí định kỳ.

Bảng này giúp kế toán dự báo ngân sách gia hạn và xác định phần mềm nào thực sự phục vụ hoạt động tạo doanh thu, phần mềm nào ít sử dụng hoặc đang cấp trùng tài khoản.

Quản lý chi phí thuê chuyên gia và đơn vị tư vấn phụ cho từng hợp đồng

Không phải công ty thiết kế nào cũng duy trì đủ chuyên gia cho mọi bộ môn. Khi gặp dự án phức tạp, việc thuê chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn phụ là khá phổ biến.

Trường hợp nào doanh nghiệp thiết kế thường phải thuê chuyên gia bên ngoài?

Doanh nghiệp có thể cần chuyên gia khi dự án yêu cầu một lĩnh vực kỹ thuật đặc thù, cần bổ sung nhân lực trong thời gian ngắn hoặc cần người có kinh nghiệm để thẩm tra một giải pháp.

Ngay khi ký hợp đồng thuê ngoài, kế toán nên xác định chi phí này phục vụ dự án nào và thuộc hạng mục nào để không đưa vào chi phí chung.

Theo dõi hợp đồng chuyên gia gắn với hạng mục và sản phẩm bàn giao

Hợp đồng cần thể hiện tương đối rõ nội dung công việc, thời gian, sản phẩm phải bàn giao và giá trị thanh toán. Mã dự án nên được ghi ngay trên hồ sơ thanh toán.

Nếu chuyên gia tham gia nhiều hạng mục, doanh nghiệp nên yêu cầu bảng xác nhận công việc để có cơ sở phân bổ chi phí.

Đối chiếu nghiệm thu công việc chuyên gia với chứng từ thanh toán

Không nên thanh toán chỉ dựa trên hóa đơn hoặc đề nghị thanh toán. Kế toán cần kiểm tra hồ sơ xác nhận khối lượng hoặc sản phẩm đã được bộ phận chuyên môn tiếp nhận.

Chuỗi hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp chứng minh khoản chi liên quan đến hoạt động kinh doanh và đồng thời kiểm soát việc thanh toán đúng tiến độ.

Tránh đưa toàn bộ chi phí chuyên gia vào chi phí chung làm sai lệch lãi lỗ từng dự án

Một chuyên gia thuê ngoài có thể làm tăng đáng kể chi phí của một hợp đồng. Nếu khoản này được đưa vào chi phí chung rồi phân bổ cho toàn bộ dự án, hợp đồng sử dụng chuyên gia sẽ có lợi nhuận cao giả tạo trong khi các hợp đồng khác phải “gánh” chi phí.

Vì vậy, khoản nào xác định trực tiếp được cho dự án cần được ghi nhận trực tiếp trước khi tiến hành phân bổ chi phí chung.

 

Phân bổ chi phí chung cho từng hợp đồng thiết kế – bài toán quyết định độ chính xác của lợi nhuận

Không phải chi phí nào cũng có thể gắn ngay với một dự án. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần một nguyên tắc phân bổ nhất quán để báo cáo lợi nhuận theo hợp đồng có ý nghĩa quản trị.

Những khoản chi phí nào có thể xác định trực tiếp cho từng hợp đồng?

Tiền công nhân sự chuyên trách dự án, chi phí khảo sát, thuê chuyên gia, in ấn hồ sơ đặc thù, đi công tác và dịch vụ thuê ngoài phục vụ riêng một hợp đồng thường có thể xác định trực tiếp.

Doanh nghiệp nên ưu tiên ghi trực tiếp những khoản này thay vì đưa vào nhóm chi phí chung vì đây là cách phản ánh chính xác nhất giá thành hợp đồng.

Những khoản nào cần xây dựng tiêu thức phân bổ giữa nhiều dự án?

Chi phí thuê văn phòng, điện nước, internet, bộ phận hành chính, phần mềm dùng chung, máy chủ, lưu trữ dữ liệu và một số chi phí quản lý có thể phục vụ đồng thời nhiều dự án.

Những khoản này cần được tập hợp thành nhóm và phân bổ theo tiêu thức phù hợp thay vì phân chia tùy ý từng tháng.

Phân bổ theo giờ công, nhân sự, doanh thu hay thời gian thực hiện hợp đồng?

Không có một tiêu thức duy nhất phù hợp cho mọi loại chi phí. Chi phí phần mềm chuyên môn có thể gần với giờ công; chi phí hành chính có thể phân bổ theo nhân sự; một số chi phí quản lý chung có thể phân bổ dựa trên doanh thu hoặc chi phí trực tiếp.

Doanh nghiệp nên chọn tiêu thức phản ánh tương đối hợp lý mức độ sử dụng nguồn lực của từng hợp đồng và có khả năng thu thập dữ liệu ổn định.

Vì sao nên thống nhất phương pháp phân bổ ngay từ đầu kỳ kế toán?

Nếu mỗi tháng sử dụng một tiêu thức khác nhau, kết quả lợi nhuận từng dự án sẽ biến động mạnh mà không phản ánh đúng tình hình kinh doanh.

Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng quy chế phân bổ nội bộ, áp dụng nhất quán và chỉ điều chỉnh khi có thay đổi thực tế đáng kể. Khi thay đổi cũng cần lưu lại lý do để có thể giải thích số liệu.

Quản lý thanh toán theo từng giai đoạn bàn giao hồ sơ tư vấn thiết kế

Hợp đồng tư vấn thường thanh toán theo tiến độ, vì vậy kế toán phải bám sát quá trình bàn giao thay vì chỉ chờ thông báo từ chủ đầu tư.

Giai đoạn khảo sát hoàn thành cần chuẩn bị căn cứ thanh toán nào?

Sau khi hoàn thành khảo sát, bộ phận chuyên môn có thể phải bàn giao báo cáo khảo sát, kết quả đo đạc hoặc các tài liệu kỹ thuật theo hợp đồng.

Kế toán cần phối hợp kiểm tra biên bản bàn giao, nghiệm thu và đề nghị thanh toán trước khi cập nhật giá trị phải thu tương ứng.

Thanh toán khi bàn giao phương án thiết kế hoặc hồ sơ thiết kế từng bước

Nhiều hợp đồng quy định thanh toán sau khi hoàn thành phương án kiến trúc, thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật hoặc hồ sơ bản vẽ thi công.

Bảng theo dõi hợp đồng nên thể hiện rõ mỗi giai đoạn chiếm bao nhiêu phần trăm giá trị. Khi nhận biên bản từ phòng kỹ thuật, kế toán có thể nhanh chóng xác định số tiền cần đề nghị chủ đầu tư thanh toán.

Theo dõi giá trị nghiệm thu lũy kế và số tiền chủ đầu tư đã thanh toán

Không nên chỉ theo dõi từng lần thanh toán rời rạc. Doanh nghiệp cần có cột giá trị nghiệm thu kỳ này, nghiệm thu lũy kế, hóa đơn lũy kế, tiền đã thu lũy kế và số còn phải thu.

Cách theo dõi lũy kế đặc biệt hữu ích với hợp đồng kéo dài qua nhiều tháng hoặc nhiều kỳ kế toán.

Cách xử lý khi tiến độ bàn giao hồ sơ và tiến độ thanh toán không trùng nhau

Có trường hợp doanh nghiệp đã bàn giao nhưng chủ đầu tư chậm nghiệm thu. Ngược lại cũng có trường hợp chủ đầu tư thanh toán trước một phần để doanh nghiệp tiếp tục triển khai.

Kế toán cần tách rõ ba trạng thái: khối lượng chuyên môn đã hoàn thành, giá trị đã đủ căn cứ nghiệm thu và dòng tiền thực tế. Không nên gộp ba chỉ tiêu này thành một vì chúng phản ánh ba khía cạnh khác nhau của hợp đồng.

Biên bản nghiệm thu sản phẩm tư vấn là mắt xích quan trọng giữa nghiệp vụ chuyên môn và kế toán

Trong công ty tư vấn thiết kế xây dựng tại Thái Nguyên, phòng kế toán không trực tiếp tạo ra hồ sơ kỹ thuật nhưng lại cần hồ sơ chuyên môn làm căn cứ để xử lý nhiều nghiệp vụ tài chính. Vì vậy, quy trình chuyển giao chứng từ giữa bộ phận kỹ thuật và kế toán phải được thiết lập rõ ràng.

Kế toán cần tiếp nhận những hồ sơ nghiệm thu nào từ bộ phận kỹ thuật?

Tùy hợp đồng, bộ hồ sơ có thể gồm biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu, xác nhận khối lượng, bảng xác định giá trị hoàn thành, hồ sơ sản phẩm và các tài liệu liên quan đến việc chủ đầu tư chấp nhận kết quả tư vấn.

Kế toán không nhất thiết đánh giá nội dung kỹ thuật nhưng phải kiểm tra các thông tin cơ bản như tên công trình, mã hợp đồng, giai đoạn, ngày nghiệm thu và giá trị thanh toán.

Đối chiếu phạm vi công việc đã nghiệm thu với nội dung hợp đồng như thế nào?

Trước khi cập nhật giá trị nghiệm thu, cần đối chiếu xem sản phẩm được nghiệm thu thuộc hợp đồng chính hay phụ lục nào, đã bao gồm toàn bộ hạng mục hay chỉ một phần.

Đối với hợp đồng có nhiều lần điều chỉnh, việc đối chiếu này đặc biệt quan trọng vì giá trị nghiệm thu có thể không còn giống cơ cấu giá trị ban đầu.

Kiểm tra giá trị nghiệm thu trước khi xác định doanh thu và lập hóa đơn

Giá trị trên biên bản cần được kiểm tra với bảng theo dõi hợp đồng, các lần nghiệm thu trước và giá trị đã lập hóa đơn. Mục tiêu là tránh xuất trùng, thiếu hoặc vượt tổng giá trị hợp đồng.

Kế toán cũng nên lập bảng kiểm tra lũy kế để nhìn thấy ngay tổng giá trị hợp đồng hiện hành, giá trị nghiệm thu, giá trị đã lập hóa đơn, số đã thu và số còn phải thu.

Xử lý trường hợp chủ đầu tư yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ sau khi đã bàn giao

Việc chỉnh sửa sau bàn giao khá phổ biến trong hoạt động thiết kế. Kế toán cần phối hợp với bộ phận kỹ thuật xác định đây là việc sửa chữa nằm trong phạm vi nghĩa vụ ban đầu hay là nội dung bổ sung làm phát sinh thêm giá trị hợp đồng.

Nếu là nghĩa vụ theo hợp đồng, doanh nghiệp cần tiếp tục tập hợp giờ công và chi phí chỉnh sửa vào đúng mã dự án để đánh giá đầy đủ lợi nhuận thực tế. Nếu phát sinh ngoài phạm vi, cần có hồ sơ xác nhận hoặc phụ lục phù hợp trước khi xử lý doanh thu và công nợ phát sinh thêm.

Một hệ thống kế toán tốt cho công ty tư vấn thiết kế xây dựng tại Thái Nguyên vì vậy phải kết nối được ba dòng dữ liệu: dòng công việc chuyên môn, dòng chứng từ kế toán và dòng tiền. Khi ba dòng dữ liệu này được quản lý thống nhất theo từng mã hợp đồng, doanh nghiệp không chỉ đáp ứng yêu cầu kế toán – thuế mà còn biết chính xác dự án nào đang hiệu quả, dự án nào vượt chi phí và khoản công nợ nào cần tập trung thu hồi.

Đối chiếu doanh thu thiết kế với hợp đồng và sản phẩm đã nghiệm thu

Đối với công ty tư vấn thiết kế xây dựng tại Thái Nguyên, doanh thu không nên được theo dõi đơn thuần dựa trên dòng tiền thực nhận. Một hợp đồng có thể đã hoàn thành một phần công việc, đã được chủ đầu tư nghiệm thu nhưng chưa thanh toán; ngược lại cũng có trường hợp doanh nghiệp đã nhận tiền tạm ứng nhưng sản phẩm tư vấn vẫn đang trong quá trình thực hiện. Vì vậy, muốn kiểm soát đúng doanh thu, kế toán phải đặt hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu, hóa đơn và dòng tiền trên cùng một bảng đối chiếu.

Cách quản lý này đặc biệt cần thiết với hợp đồng kéo dài nhiều tháng, chia thành nhiều giai đoạn như khảo sát, thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, lập bản vẽ thi công và dự toán. Khi từng giai đoạn có giá trị riêng, kế toán phải xác định được phần nào đã hoàn thành, phần nào đã nghiệm thu, phần nào đã lập hóa đơn và phần nào chủ đầu tư còn chưa thanh toán.

Vì sao không nên chỉ căn cứ số tiền đã thu để theo dõi doanh thu?

Số tiền doanh nghiệp nhận được phản ánh dòng tiền vào nhưng chưa chắc phản ánh đúng tiến độ thực hiện hợp đồng. Chủ đầu tư có thể tạm ứng 20%, 30% hoặc một tỷ lệ khác ngay khi ký hợp đồng để đơn vị tư vấn triển khai công việc. Nếu kế toán coi toàn bộ khoản tiền nhận trước là doanh thu quản trị của dự án thì báo cáo có thể thể hiện hợp đồng đang tạo ra kết quả tốt trong khi phần lớn khối lượng chuyên môn vẫn chưa hoàn thành.

Ở chiều ngược lại, có những hợp đồng đã hoàn thành và nghiệm thu một giai đoạn nhưng chủ đầu tư chậm thanh toán. Nếu kế toán chỉ nhìn tiền thu được thì giá trị công việc đã thực hiện có thể không được phản ánh đầy đủ trong báo cáo quản trị. Do đó, cần phân biệt rõ tiến độ thực hiện, giá trị nghiệm thu, hóa đơn và số tiền thực tế đã thu.

Lập bảng đối chiếu giá trị hợp đồng – nghiệm thu – hóa đơn – thanh toán

Một bảng đối chiếu hợp đồng nên thể hiện ít nhất các chỉ tiêu: giá trị hợp đồng ban đầu, giá trị phụ lục tăng giảm, tổng giá trị hợp đồng hiện hành, giá trị nghiệm thu kỳ này, nghiệm thu lũy kế, giá trị hóa đơn đã lập, số tiền đã thu và số còn phải thu.

Khi các chỉ tiêu được đặt cạnh nhau, kế toán có thể nhận diện nhanh các tình huống bất thường. Ví dụ, giá trị nghiệm thu đã đạt 800 triệu đồng nhưng mới xuất hóa đơn 500 triệu đồng; hoặc đã lập hóa đơn 700 triệu đồng nhưng mới thu được 350 triệu đồng. Từ đó doanh nghiệp biết vấn đề nằm ở khâu hồ sơ, hóa đơn hay thu hồi công nợ.

Theo dõi doanh thu của hợp đồng kéo dài qua nhiều kỳ kế toán

Hợp đồng thiết kế kéo dài từ năm này sang năm khác cần có bảng theo dõi liên tục, không nên mở lại dữ liệu từ đầu mỗi kỳ. Kế toán phải giữ được số lũy kế từ ngày bắt đầu hợp đồng đến thời điểm báo cáo.

Ngoài doanh thu và công nợ, cũng nên theo dõi chi phí phát sinh lũy kế, tỷ lệ hoàn thành chuyên môn và các mốc nghiệm thu. Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng một kỳ ghi nhận nhiều doanh thu nhưng chi phí liên quan lại nằm ở kỳ khác, khiến báo cáo lợi nhuận theo hợp đồng bị biến động bất thường.

Phát hiện chênh lệch giữa giá trị đã nghiệm thu và giá trị đã xuất hóa đơn

Nếu giá trị nghiệm thu lớn hơn giá trị hóa đơn, kế toán cần kiểm tra nguyên nhân do chưa đến thời điểm lập hóa đơn, đang chờ hồ sơ bổ sung hay đơn giản là bộ phận kế toán chưa nhận được thông tin từ phòng dự án.

Ngược lại, nếu giá trị hóa đơn lớn hơn giá trị nghiệm thu thì phải kiểm tra căn cứ của phần chênh lệch. Việc đối chiếu định kỳ giúp phát hiện sớm sai lệch thay vì để đến cuối năm mới rà soát toàn bộ hợp đồng.

 

Theo dõi công nợ chủ đầu tư theo từng hợp đồng thay vì chỉ theo tên khách hàng

Công nợ của doanh nghiệp tư vấn thiết kế thường gắn trực tiếp với từng lần bàn giao và nghiệm thu. Vì vậy, nếu kế toán chỉ mở công nợ theo tên chủ đầu tư mà không tách từng hợp đồng, dữ liệu có thể không đủ để phục vụ thu hồi nợ.

Một khách hàng có thể đang đồng thời thuê doanh nghiệp khảo sát một công trình, thiết kế một dự án khác và lập hồ sơ kỹ thuật cho một hạng mục thứ ba. Khi tất cả số phải thu được gộp chung, bộ phận dự án sẽ khó biết khoản nào đã đến hạn và khoản nào vẫn đang chờ nghiệm thu.

Một chủ đầu tư có nhiều dự án cần quản lý công nợ như thế nào?

Kế toán nên quản lý theo cấu trúc chủ đầu tư → dự án → hợp đồng → đợt thanh toán. Nhờ đó, khi xem tổng công nợ vẫn có thể biết khách hàng đang nợ bao nhiêu, nhưng khi cần chi tiết lại truy được khoản nợ thuộc hợp đồng và giai đoạn nào.

Ví dụ, chủ đầu tư A có ba hợp đồng với tổng công nợ 1,2 tỷ đồng. Trong đó hợp đồng thiết kế nhà xưởng còn 500 triệu đồng, hợp đồng khảo sát còn 200 triệu đồng và hợp đồng thiết kế hạ tầng còn 500 triệu đồng. Cách trình bày này có giá trị quản trị cao hơn nhiều so với một dòng duy nhất “Khách hàng A: 1,2 tỷ đồng”.

Tách công nợ tạm ứng, công nợ đến hạn và công nợ chưa đến hạn

Không phải mọi khoản trên bảng theo dõi đều có cùng trạng thái. Có khoản khách hàng đã ứng trước, có khoản doanh nghiệp đã đủ hồ sơ để yêu cầu thanh toán và có khoản chưa đến hạn theo hợp đồng.

Kế toán nên phân loại rõ để tránh việc tổng hợp tất cả thành một con số công nợ. Ban giám đốc khi nhìn báo cáo cần biết khoản nào có thể thu ngay, khoản nào cần hoàn thiện nghiệm thu và khoản nào vẫn đang trong thời hạn thanh toán bình thường.

Lập bảng tuổi nợ để nhận diện hợp đồng chậm thanh toán

Bảng tuổi nợ có thể chia công nợ theo các nhóm như chưa đến hạn, quá hạn dưới 30 ngày, 31–60 ngày, 61–90 ngày và trên 90 ngày. Mục tiêu là nhận diện những khoản có nguy cơ kéo dài.

Tuy nhiên, với doanh nghiệp tư vấn thiết kế, tuổi nợ chỉ có ý nghĩa khi được gắn với hồ sơ nghiệm thu và điều khoản hợp đồng. Nếu một khoản chưa đủ hồ sơ yêu cầu thanh toán thì không nên chỉ nhìn số ngày rồi kết luận đó là công nợ chậm.

Phối hợp giữa kế toán và bộ phận dự án khi cần thu hồi công nợ

Kế toán nắm số tiền và thời hạn thanh toán, nhưng bộ phận dự án thường trực tiếp làm việc với chủ đầu tư về hồ sơ chuyên môn. Hai bộ phận cần chia sẻ cùng một bảng theo dõi.

Khi một khoản quá hạn, kế toán có thể cung cấp số liệu, hóa đơn và lịch sử thanh toán; bộ phận dự án kiểm tra tình trạng nghiệm thu, hồ sơ chỉnh sửa hoặc vướng mắc chuyên môn. Nhờ đó việc thu hồi nợ được thực hiện đúng nguyên nhân thay vì chỉ gửi nhắc thanh toán chung chung.

Xác định lãi lỗ từng hợp đồng thiết kế để biết dự án nào thực sự hiệu quả

Một hợp đồng có giá trị lớn chưa chắc mang lại lợi nhuận cao. Nếu phải chỉnh sửa nhiều lần, sử dụng quá nhiều giờ công hoặc thuê chuyên gia bên ngoài với chi phí lớn, biên lợi nhuận có thể thấp hơn nhiều so với dự kiến.

Do đó, công ty tư vấn thiết kế tại Thái Nguyên nên coi báo cáo lãi lỗ theo hợp đồng là công cụ quản trị bắt buộc thay vì chỉ xem tổng lợi nhuận toàn doanh nghiệp.

Công thức quản trị doanh thu – chi phí – lợi nhuận theo từng hợp đồng

Ở mức quản trị cơ bản, doanh nghiệp có thể theo dõi: lợi nhuận hợp đồng = doanh thu hợp đồng – chi phí trực tiếp – phần chi phí chung được phân bổ.

Chi phí trực tiếp có thể gồm lương kỹ sư, cộng tác viên, khảo sát, chuyên gia, in ấn hồ sơ, công tác phí và dịch vụ thuê ngoài. Chi phí chung được phân bổ có thể gồm văn phòng, phần mềm dùng chung, quản lý và hạ tầng công nghệ.

So sánh chi phí dự toán ban đầu với chi phí thực tế phát sinh

Ngay khi lập báo giá, doanh nghiệp thường đã có một giả định về số giờ kỹ sư, chi phí khảo sát, chuyên gia và các nguồn lực cần sử dụng. Những số liệu này nên được lưu thành ngân sách dự án.

Trong quá trình thực hiện, kế toán cập nhật chi phí thực tế và so sánh với ngân sách. Nếu một khoản vượt quá mức dự kiến, doanh nghiệp có thể xử lý ngay thay vì chờ đến lúc hoàn thành hợp đồng mới biết dự án bị giảm lợi nhuận.

Nhận diện hợp đồng doanh thu cao nhưng tỷ suất lợi nhuận thấp

Một hợp đồng trị giá 2 tỷ đồng có thể trông hấp dẫn hơn hợp đồng 500 triệu đồng, nhưng nếu chi phí thực tế lên đến 1,8 tỷ đồng thì hiệu quả chưa chắc tốt hơn.

Báo cáo quản trị nên thể hiện cả lợi nhuận tuyệt đối và tỷ suất lợi nhuận. Đây là dữ liệu quan trọng để doanh nghiệp điều chỉnh chính sách báo giá cho từng nhóm công trình hoặc nhóm khách hàng.

Phân tích nguyên nhân lỗ do vượt giờ công, thuê chuyên gia hoặc kéo dài thời gian chỉnh sửa

Khi một hợp đồng có kết quả thấp hơn dự kiến, kế toán không nên chỉ báo cáo “lỗ” mà cần hỗ trợ bóc tách nguyên nhân. Có thể do kỹ sư sử dụng nhiều giờ hơn dự toán, phát sinh thêm chuyên gia, phạm vi khảo sát tăng hoặc chủ đầu tư yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần.

Việc phân tích nguyên nhân giúp doanh nghiệp điều chỉnh quy trình nhận dự án, điều khoản hợp đồng và cách dự toán chi phí cho các hợp đồng sau.

Báo cáo quản trị nào công ty tư vấn thiết kế xây dựng tại Thái Nguyên nên có hàng tháng?

Báo cáo quản trị hàng tháng nên trả lời được bốn câu hỏi: hợp đồng nào đang thực hiện, hợp đồng nào đang phát sinh nhiều chi phí, hợp đồng nào chưa thu được tiền và hợp đồng nào có biên lợi nhuận bất thường.

Nếu chỉ có báo cáo thuế và báo cáo tài chính tổng hợp, ban giám đốc rất khó sử dụng số liệu kế toán để điều hành hoạt động dự án.

Báo cáo doanh thu và chi phí theo từng hợp đồng thiết kế

Báo cáo nên thể hiện doanh thu kỳ này, doanh thu lũy kế, chi phí kỳ này, chi phí lũy kế và kết quả tạm tính của từng hợp đồng.

Kèm theo đó có thể thêm tỷ lệ hoàn thành dự án để ban lãnh đạo đánh giá doanh thu và chi phí đang có phù hợp với tiến độ thực tế hay không.

Báo cáo tiến độ nghiệm thu, xuất hóa đơn và thu tiền

Báo cáo này tập trung vào chuỗi: hoàn thành chuyên môn → nghiệm thu → hóa đơn → thu tiền. Mỗi hợp đồng nên được đánh dấu trạng thái rõ ràng.

Chỉ cần một khâu chậm cũng có thể ảnh hưởng dòng tiền. Vì vậy, đây là báo cáo cần sự phối hợp giữa phòng kỹ thuật, dự án và kế toán.

Báo cáo công nợ chủ đầu tư theo thời gian đến hạn

Ngoài tổng số phải thu, báo cáo nên cho biết ngày đến hạn, số ngày quá hạn, giá trị từng đợt thanh toán và tình trạng hồ sơ.

Từ đó doanh nghiệp có thể ưu tiên thu hồi những khoản lớn, quá hạn lâu hoặc liên quan đến các hợp đồng đã hoàn thành hoàn toàn.

Báo cáo lãi lỗ dự án giúp ban giám đốc điều chỉnh báo giá và nguồn lực

Nếu nhiều dự án cùng một loại hình đều có biên lợi nhuận thấp, có thể giá báo hiện tại chưa phản ánh đúng số giờ công hoặc mức độ phức tạp.

Báo cáo lãi lỗ theo dự án giúp ban giám đốc điều chỉnh đơn giá, lựa chọn khách hàng, bố trí nhân sự và quyết định có tiếp tục nhận một nhóm công việc tương tự hay không.

Những sai sót kế toán dễ gặp tại công ty tư vấn thiết kế xây dựng

Sai sót trong doanh nghiệp tư vấn thiết kế thường không nằm ở một chứng từ riêng lẻ mà nằm ở việc dữ liệu hợp đồng, kỹ thuật và kế toán không được kết nối với nhau.

Khi hệ thống theo dõi thiếu mã dự án, thiếu bảng giờ công hoặc thiếu dữ liệu nghiệm thu, báo cáo tài chính tổng thể vẫn có thể hoàn thành nhưng số liệu quản trị gần như không phản ánh đúng từng hợp đồng.

Không mở mã riêng khiến chi phí của nhiều hợp đồng bị trộn lẫn

Nếu toàn bộ chi phí khảo sát, lương kỹ sư và chuyên gia chỉ được tập hợp chung, cuối kỳ doanh nghiệp không thể biết chi phí thuộc dự án nào.

Việc mở mã hợp đồng ngay từ đầu giúp mọi chứng từ được phân loại ngay lúc phát sinh, giảm rất nhiều công việc phân bổ lại sau này.

Không có bảng giờ công nên khó phân bổ chính xác chi phí kỹ sư

Nhân sự là chi phí trọng yếu nhưng cũng là khoản khó phân bổ nhất nếu doanh nghiệp không ghi nhận giờ làm cho từng dự án.

Không có timesheet, kế toán thường phải chia tiền lương theo tỷ lệ ước tính hoặc doanh thu. Điều này có thể khiến giá thành hợp đồng sai đáng kể.

Hạch toán tiền tạm ứng của chủ đầu tư không phù hợp với tình trạng thực hiện hợp đồng

Một khoản tiền nhận trước có thể bị hiểu nhầm là doanh thu đã hoàn thành. Trong khi đó dự án vẫn đang ở giai đoạn khảo sát hoặc thiết kế sơ bộ.

Doanh nghiệp cần quản lý riêng dòng tiền nhận trước và tình trạng thực hiện hợp đồng để không làm sai báo cáo quản trị và tránh nhầm lẫn trong quá trình đối chiếu.

Không đối chiếu biên bản nghiệm thu dẫn đến lệch giữa doanh thu, hóa đơn và công nợ

Nếu phòng kế toán không nhận kịp thời biên bản nghiệm thu, có thể xảy ra trường hợp sản phẩm đã bàn giao nhưng chưa cập nhật giá trị hoặc ngược lại.

Đối chiếu nghiệm thu định kỳ giúp ba dữ liệu doanh thu, hóa đơn và công nợ luôn có căn cứ rõ ràng.

Dịch vụ kế toán công ty tư vấn thiết kế xây dựng tại Thái Nguyên của Gia Minh thực hiện những công việc gì?

Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp tư vấn thiết kế không chỉ tập trung vào kê khai thuế và lập báo cáo cuối năm. Gia Minh có thể tổ chức dữ liệu kế toán theo từng hợp đồng để doanh nghiệp vừa đáp ứng yêu cầu kế toán vừa có số liệu phục vụ quản trị.

Trọng tâm là kết nối hợp đồng, chi phí, nghiệm thu, doanh thu, hóa đơn và công nợ thành một hệ thống theo dõi thống nhất.

Tiếp nhận hợp đồng, phụ lục và xây dựng hệ thống mã theo dõi từng dự án

Gia Minh có thể rà soát danh sách hợp đồng đang thực hiện, phân loại theo chủ đầu tư, công trình và loại dịch vụ.

Từ đó xây dựng mã hợp đồng, mã hạng mục và bảng theo dõi để các chứng từ phát sinh về sau được ghi nhận nhất quán.

Tổ chức chứng từ và tập hợp chi phí nhân sự, khảo sát, phần mềm, chuyên gia

Các nhóm chi phí được phân loại thành chi phí trực tiếp theo dự án và chi phí dùng chung cần phân bổ.

Mục tiêu là hình thành dữ liệu giá thành theo từng hợp đồng thay vì chỉ có tổng chi phí toàn doanh nghiệp.

Đối chiếu nghiệm thu, doanh thu, hóa đơn, thanh toán và công nợ chủ đầu tư

Dữ liệu nghiệm thu được đối chiếu với bảng hợp đồng, hóa đơn và sao kê thanh toán.

Qua đó doanh nghiệp có thể phát hiện hợp đồng đã nghiệm thu nhưng chưa lập hóa đơn, đã lập hóa đơn nhưng chưa thu tiền hoặc tiền đã nhận nhưng chưa xác định đúng đợt thanh toán.

Lập báo cáo lãi lỗ từng hợp đồng phục vụ quản trị và kiểm soát tài chính

Báo cáo có thể thể hiện doanh thu, chi phí nhân sự, khảo sát, chuyên gia, phần mềm, chi phí phân bổ và lợi nhuận từng dự án.

Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả từng nhóm dịch vụ và điều chỉnh báo giá.

Quy trình triển khai dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp tư vấn thiết kế tại Thái Nguyên

Quy trình nên bắt đầu từ dữ liệu hợp đồng chứ không phải từ hóa đơn. Nếu chỉ tiếp nhận chứng từ đầu vào và đầu ra, đơn vị kế toán rất khó xây dựng được báo cáo theo dự án.

Gia Minh có thể triển khai theo bốn bước từ khảo sát mô hình đến báo cáo cảnh báo định kỳ.

Bước 1 – Khảo sát mô hình hoạt động và danh sách hợp đồng đang thực hiện

Đầu tiên cần xác định doanh nghiệp chuyên khảo sát, kiến trúc, kết cấu, MEP, dự toán hay thực hiện nhiều dịch vụ cùng lúc.

Tiếp theo là lập danh sách toàn bộ hợp đồng đang thực hiện, đã hoàn thành nhưng chưa quyết toán và các hợp đồng còn công nợ.

Bước 2 – Chuẩn hóa dữ liệu hợp đồng, chứng từ và hồ sơ nghiệm thu

Mỗi hợp đồng được tạo mã và thư mục dữ liệu riêng. Hợp đồng, phụ lục, biên bản bàn giao, nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ thanh toán được liên kết cùng mã.

Việc chuẩn hóa giúp giảm tình trạng thất lạc hồ sơ và hỗ trợ tra cứu nhanh khi đối chiếu.

Bước 3 – Tập hợp, phân bổ chi phí và đối chiếu doanh thu theo từng dự án

Chi phí xác định trực tiếp sẽ được gắn ngay vào dự án. Các khoản dùng chung được phân bổ theo tiêu thức phù hợp và nhất quán.

Đồng thời, doanh thu và công nợ được đối chiếu với tiến độ nghiệm thu để hình thành báo cáo hợp đồng đầy đủ.

Bước 4 – Lập báo cáo định kỳ và cảnh báo các hợp đồng có công nợ hoặc chi phí bất thường

Hàng tháng có thể lập báo cáo dự án, công nợ, nghiệm thu và lãi lỗ.

Những hợp đồng có chi phí vượt dự toán, công nợ quá hạn hoặc doanh thu chưa tương xứng với tiến độ sẽ được đưa vào danh sách cần kiểm tra.

Hồ sơ công ty tư vấn thiết kế xây dựng cần cung cấp khi sử dụng dịch vụ kế toán

Muốn tổ chức kế toán theo từng hợp đồng, doanh nghiệp cần cung cấp cả hồ sơ tài chính và một phần hồ sơ chuyên môn liên quan đến việc bàn giao sản phẩm.

Không cần chuyển toàn bộ tài liệu kỹ thuật chi tiết, nhưng những tài liệu làm căn cứ xác định giai đoạn hoàn thành, nghiệm thu và thanh toán phải được kết nối với hệ thống kế toán.

Hợp đồng tư vấn, phụ lục và tài liệu điều chỉnh giá trị hợp đồng

Đây là nhóm hồ sơ nền tảng. Cần cung cấp hợp đồng chính, phụ lục tăng giảm giá trị, thay đổi phạm vi công việc hoặc điều chỉnh tiến độ.

Nếu hợp đồng đã được điều chỉnh nhiều lần, nên lập một bảng tổng hợp giá trị hiện hành để tránh sử dụng nhầm số liệu cũ.

Hồ sơ khảo sát, biên bản bàn giao và biên bản nghiệm thu sản phẩm tư vấn

Những tài liệu này giúp kế toán xác định công việc đã hoàn thành đến đâu và đợt thanh toán nào đã đủ căn cứ.

Đối với hợp đồng chia nhiều giai đoạn, mỗi lần bàn giao hoặc nghiệm thu nên được lưu riêng.

Chứng từ tiền lương, chuyên gia, phần mềm, khảo sát và các chi phí thuê ngoài

Doanh nghiệp cần cung cấp bảng lương, bảng giờ công, hồ sơ cộng tác viên, hợp đồng chuyên gia, hóa đơn phần mềm, công tác phí và hồ sơ dịch vụ kỹ thuật thuê ngoài.

Quan trọng nhất là các chứng từ phải có thông tin để xác định chúng phục vụ dự án nào.

Sao kê ngân hàng, hóa đơn và chứng từ thanh toán với chủ đầu tư

Sao kê giúp đối chiếu chính xác từng khoản tiền vào ra. Hóa đơn và đề nghị thanh toán cần được liên kết với hợp đồng tương ứng.

Khi có một khoản chuyển tiền không ghi rõ nội dung, doanh nghiệp nên xác nhận sớm để tránh treo dữ liệu lâu ngày.

Checklist kiểm tra kế toán từng hợp đồng tư vấn thiết kế trước khi khóa sổ

Trước khi khóa sổ tháng, quý hoặc năm, từng hợp đồng đang thực hiện nên được rà soát theo một checklist thống nhất.

Mục tiêu không chỉ là kiểm tra chứng từ mà còn xác định dữ liệu quản trị đã phản ánh đúng tình trạng thực tế của dự án hay chưa.

Đã cập nhật đầy đủ giá trị hợp đồng và các phụ lục phát sinh hay chưa?

Kế toán cần kiểm tra giá trị hợp đồng gốc, phụ lục tăng giảm và tổng giá trị hiện hành.

Nếu bộ phận dự án đã thống nhất phát sinh với khách hàng nhưng hồ sơ chưa chuyển về kế toán, cần đưa vào danh sách theo dõi để tránh bỏ sót.

Chi phí nhân sự, khảo sát, phần mềm và chuyên gia đã được phân bổ đúng hợp đồng chưa?

Đối chiếu bảng giờ công, công tác phí, hóa đơn thuê ngoài và bảng phân bổ phần mềm.

Khoản nào có thể xác định trực tiếp nên được gắn đúng mã dự án trước khi phân bổ chi phí chung.

Giá trị nghiệm thu, hóa đơn và số tiền thanh toán có đang khớp nhau không?

Ba số liệu này không nhất thiết bằng nhau tại mọi thời điểm nhưng mọi chênh lệch phải giải thích được.

Ví dụ đã nghiệm thu nhưng chưa xuất hóa đơn, đã xuất hóa đơn nhưng chưa đến hạn thanh toán hoặc khách hàng đã ứng tiền từ trước.

Công nợ và lợi nhuận của từng hợp đồng đã được xác định đầy đủ hay chưa?

Trước khi khóa sổ cần rà soát số phải thu, số tiền đã nhận, chi phí lũy kế và kết quả tạm tính.

Các hợp đồng có lợi nhuận âm hoặc công nợ kéo dài cần được báo cáo riêng cho ban giám đốc.

Case study quản lý kế toán một hợp đồng thiết kế xây dựng nhiều giai đoạn tại Thái Nguyên

Giả sử một công ty tại Thái Nguyên ký hợp đồng tư vấn trị giá 1,5 tỷ đồng gồm khảo sát, thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật và lập hồ sơ bản vẽ thi công.

Hợp đồng được chia thành nhiều lần thanh toán và kéo dài tám tháng. Đây là ví dụ điển hình cho thấy vì sao kế toán cần theo dõi xuyên suốt theo từng giai đoạn.

Giai đoạn ký hợp đồng và nhận tạm ứng từ chủ đầu tư

Sau khi ký hợp đồng, chủ đầu tư tạm ứng 20%, tương đương 300 triệu đồng.

Kế toán ghi nhận khoản tiền nhận theo đúng mã dự án, đồng thời cập nhật lịch thanh toán và không coi việc nhận tiền là dấu hiệu cho thấy toàn bộ doanh thu tương ứng đã hoàn thành về mặt quản trị.

Giai đoạn phát sinh chi phí khảo sát, kỹ sư và chuyên gia thiết kế

Trong ba tháng đầu, dự án phát sinh chi phí khảo sát 120 triệu đồng, lương kỹ sư phân bổ 260 triệu đồng và chuyên gia kết cấu 80 triệu đồng.

Mỗi khoản được ghi theo mã hợp đồng. Nhờ đó doanh nghiệp biết tổng chi phí lũy kế đang là 460 triệu đồng trước khi bước sang giai đoạn nghiệm thu tiếp theo.

Giai đoạn nghiệm thu từng phần, lập hóa đơn và thu tiền theo tiến độ

Sau khi hoàn thành khảo sát và thiết kế cơ sở, chủ đầu tư nghiệm thu giá trị 600 triệu đồng. Kế toán cập nhật nghiệm thu lũy kế, hóa đơn và số tiền đã thanh toán theo hồ sơ thực tế.

Khi bước sang thiết kế kỹ thuật, hệ thống tiếp tục cộng dồn thay vì mở một bảng mới, nhờ đó nhìn được toàn bộ vòng đời hợp đồng.

Giai đoạn quyết toán hợp đồng và xác định lợi nhuận thực tế sau khi hoàn thành

Khi dự án kết thúc, kế toán tổng hợp toàn bộ doanh thu, chi phí trực tiếp và chi phí chung phân bổ.

Giả sử tổng chi phí cuối cùng là 1,05 tỷ đồng trên giá trị hợp đồng 1,5 tỷ đồng thì doanh nghiệp có thể xác định mức lợi nhuận quản trị trước khi phân tích sâu hơn nguyên nhân phát sinh chi phí và hiệu quả sử dụng nhân sự.

Khi nào công ty tư vấn thiết kế xây dựng tại Thái Nguyên nên thuê dịch vụ kế toán chuyên ngành?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần thuê ngoài ngay từ khi mới hoạt động. Tuy nhiên, khi số lượng dự án tăng và cách quản lý thủ công bắt đầu gây sai lệch, việc có một hệ thống kế toán theo hợp đồng trở nên cần thiết.

Một số dấu hiệu có thể nhận biết khá rõ qua công nợ, chi phí và việc tra cứu hồ sơ.

Doanh nghiệp có nhiều hợp đồng đồng thời nhưng chưa quản lý được chi phí theo dự án

Nếu công ty chỉ biết tổng chi phí mỗi tháng mà không biết dự án nào tiêu tốn nguồn lực, báo cáo kế toán chưa đáp ứng nhu cầu quản trị.

Đây là thời điểm nên xây dựng hệ thống mã và phân bổ chi phí theo hợp đồng.

Công nợ chủ đầu tư tăng nhưng chưa có bảng theo dõi theo từng đợt nghiệm thu

Khi tổng số phải thu lớn nhưng không biết khoản nào quá hạn, khoản nào đang chờ hồ sơ và khoản nào chưa đến hạn, rủi ro dòng tiền tăng đáng kể.

Một hệ thống công nợ theo hợp đồng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thu tiền.

Ban giám đốc chưa xác định được hợp đồng nào đang có lãi hoặc vượt ngân sách

Nếu báo cáo chỉ cho biết lợi nhuận toàn công ty, ban lãnh đạo rất khó đánh giá hiệu quả từng nhóm dịch vụ.

Dịch vụ kế toán chuyên ngành có thể hỗ trợ thiết lập báo cáo lãi lỗ theo hợp đồng để phục vụ quyết định quản trị.

Hồ sơ kế toán, kỹ thuật và nghiệm thu đang được quản lý rời rạc giữa nhiều bộ phận

Đây là tình trạng phổ biến khi phòng kỹ thuật lưu hồ sơ riêng, kế toán giữ hóa đơn riêng và ban giám đốc theo dõi hợp đồng trên một file khác.

Khi dữ liệu rời rạc, sai lệch gần như chắc chắn xảy ra. Chuẩn hóa một mã hợp đồng thống nhất giúp kết nối các bộ phận.

Câu hỏi thường gặp về kế toán công ty tư vấn thiết kế xây dựng tại Thái Nguyên

Kế toán doanh nghiệp thiết kế có nhiều vấn đề không quá phức tạp về từng bút toán riêng lẻ nhưng khó ở chỗ phải phân bổ và liên kết dữ liệu theo dự án.

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp bắt đầu xây dựng hệ thống kế toán theo hợp đồng.

Một kỹ sư làm nhiều dự án thì chi phí tiền lương được phân bổ như thế nào?

Cách phù hợp về quản trị là sử dụng bảng giờ công hoặc dữ liệu thời gian làm việc thực tế cho từng dự án.

Nếu chưa có dữ liệu này, doanh nghiệp có thể phải sử dụng một tiêu thức thay thế hợp lý, nhưng về lâu dài nên xây dựng hệ thống timesheet để giảm tính ước lượng.

Chi phí phần mềm thiết kế dùng chung cho nhiều hợp đồng được theo dõi ra sao?

Phần mềm dùng chung có thể được phân bổ theo số người sử dụng, giờ công hoặc tiêu thức phù hợp với cách sử dụng thực tế.

Doanh nghiệp nên lập bảng quản lý license để biết phần mềm nào phục vụ nhóm kỹ thuật nào và trong thời gian nào.

Chủ đầu tư tạm ứng trước thì kế toán hợp đồng cần quản lý những thông tin gì?

Cần lưu số tiền nhận, ngày nhận, hợp đồng liên quan, tỷ lệ tạm ứng, điều khoản bù trừ và các đợt thanh toán tiếp theo.

Khoản tiền này phải được đặt trong tổng thể tiến độ thực hiện hợp đồng, không quản lý tách rời khỏi dự án.

Làm sao xác định chính xác lãi lỗ của một hợp đồng thiết kế kéo dài nhiều tháng?

Cần tập hợp đầy đủ doanh thu, chi phí nhân sự, khảo sát, chuyên gia, phần mềm, thuê ngoài và phần chi phí chung được phân bổ.

Quan trọng nhất là dữ liệu phải được tích lũy xuyên suốt toàn bộ thời gian thực hiện dự án, không chỉ nhìn vào một tháng riêng lẻ.

Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp tư vấn thiết kế xây dựng tại Thái Nguyên kiểm soát kế toán theo từng hợp đồng

Đối với doanh nghiệp tư vấn thiết kế, kế toán hiệu quả không chỉ là hoàn thành kê khai thuế đúng hạn mà còn phải tạo ra dữ liệu có thể sử dụng để quản trị dự án.

Gia Minh định hướng tổ chức số liệu xoay quanh từng hợp đồng, từ lúc ký kết đến khi nghiệm thu, thu hồi công nợ và quyết toán.

Xây dựng dữ liệu kế toán bám sát quá trình khảo sát, thiết kế và bàn giao hồ sơ

Mỗi hợp đồng được theo dõi xuyên suốt từ tiếp nhận, triển khai khảo sát, bố trí nhân sự đến bàn giao sản phẩm.

Nhờ cùng sử dụng một mã dự án, dữ liệu kỹ thuật và kế toán có thể đối chiếu với nhau dễ dàng hơn.

Kiểm soát chi phí chuyên môn và hạn chế tình trạng phân bổ chi phí thiếu căn cứ

Chi phí nhân sự, chuyên gia, khảo sát và phần mềm được ưu tiên tập hợp theo đúng đối tượng sử dụng.

Các khoản dùng chung được xây dựng tiêu thức phân bổ rõ ràng, giúp báo cáo lãi lỗ dự án có độ tin cậy cao hơn.

Theo dõi nghiệm thu, doanh thu và công nợ để chủ động dòng tiền

Gia Minh có thể hỗ trợ doanh nghiệp lập bảng theo dõi từ giá trị hợp đồng đến nghiệm thu, hóa đơn và thanh toán.

Khi một khoản công nợ quá hạn hoặc một giai đoạn đã nghiệm thu nhưng chưa xử lý tiếp, doanh nghiệp có thể nhận diện sớm để chủ động xử lý.

Cung cấp số liệu lãi lỗ từng hợp đồng phục vụ quyết định báo giá và nhận dự án mới

Số liệu của các hợp đồng đã và đang thực hiện là nguồn dữ liệu thực tế nhất để cải thiện công tác báo giá.

Khi biết rõ một loại dự án thường sử dụng bao nhiêu giờ công, chi phí chuyên gia và chi phí khảo sát, doanh nghiệp có thể xây dựng giá dịch vụ sát thực tế hơn, lựa chọn dự án phù hợp và kiểm soát tốt hơn hiệu quả kinh doanh trong những hợp đồng tiếp theo.

Dịch vụ kế toán công ty tư vấn thiết kế xây dựng tại Thái Nguyên giúp doanh nghiệp quản lý đồng bộ doanh thu, chi phí, hóa đơn, công nợ và hồ sơ theo từng dự án tư vấn thiết kế. Khi dữ liệu kế toán được gắn với hợp đồng và tiến độ thực hiện, doanh nghiệp có thể xác định rõ chi phí thực tế, lợi nhuận của từng công trình và hạn chế tình trạng ghi nhận doanh thu hoặc chi phí không phù hợp.